Instrument Messe

Die Vorbereitung macht den Unterschied

Das Marketinginstrument Messe hat eines der breitesten Funktionsspektren überhaupt. Mit einer Messeteilnahme lassen sich viele unterschiedliche Ziele erreichen und Informationen sammeln. Deshalb haben Messen auch im Digital-Zeitalter noch lange nicht ausgedient.

Erfolgreiche Messeteilnahmen bedürfen jedoch einer optimalen Vorbereitung, von der Wahl des Standpersonals, der Besucheransprache, bis zur Nachbearbeitung der getätigten Kontakte.

Auf dieser Seite bereiten wir Sie auf Ihre Messeteilnahme vor – einfach, übersichtlich und verständlich. Wir zeigen Ihnen, welche Überlegungen zu machen sind und welche Schritte eingeleitet werden sollen, um das Instrument Messe optimal zu nutzen.
Eine ausführlichere Version dieses Leitfadens stellen wir Ihnen hier zum Download bereit.

Analyse

Starten Sie mit einer Analyse Ihrer Unternehmenssituation, noch bevor Sie sich überhaupt für eine Messe entscheiden oder anmelden. Stellen Sie «pro» und «contra» einer Messeteilnahme gegenüber, indem Sie Informationen wie Sortimentsgestaltung, Kunden- und Konkurrenzdaten, etc. zur Entscheidungsfindung beiziehen. Informieren Sie sich auch über die Messe selbst, deren Angebot, Aussteller und Zielgruppe.

Zielgruppe

Messen haben ein grosses Publikum, nicht alle Besuchenden gehören zu Ihrer Zielgruppe (ob Fach- oder Publikumsmesse). Beschreiben Sie diese deshalb genau und prüfen Sie, ob Ihre Zielgruppe an der Messe vertreten ist.

Ziele

Um die Wirkung Ihrer Messeteilnahme überprüfen zu können, sind Zielsetzungen wichtig. Messbare und klar formulierte Ziele erleichtern Ihnen die Erfolgskontrolle nach Messeschluss. Es ist zudem hilfreich, möglichst viele an der Messeteilnahme Beteiligte bzw. Verantwortliche in den Zielformulierungsprozess einzubeziehen, das verbindet und weckt deren Ehrgeiz.

Formulieren Sie Ziele mithilfe der fünf W-Fragen «Was», für den Zielinhalt, «Wie viel», für das Zielausmass, «Wann», für den Zieltermin, «Wem», für die Zielgruppe und «Wer», für die Zielverantwortlichkeit. Optional können Sie auch die Frage nach dem «Wo», sprich dem Zielmarkt bzw. der Zielmesse definieren.

Strategie

Die Strategie beschreibt grundsätzlich immer den Weg, wie die gesetzten Ziele erreicht werden sollen und die Frage, wie das Instrument Messe zur Zielerreichung beitragen kann. Sie ist das Herzstück Ihres Messekonzeptes und setzt klare Schwerpunkte: «Welche unserer Inhalte präsentieren wir?», «Wie vermitteln wir unsere Inhalte?», «Was macht uns einmalig?», «Wo sind wir der Konkurrenz voraus?», «Wie zeigen wir das an unserem Stand?».

Was bedeutet das? Zeigen Sie dem Besucher Ihre Kompetenzen und Stärken. Darunter fallen auch Service- und Beratungsqualität, nicht nur Ihr Produkt. Überraschen Sie den Besucher mit kreativen, originellen, unerwarteten Messeauftritten. Fallen Sie positiv aus dem Rahmen und heben Sie sich von der Konkurrenz bzw. dem Durchschnitt ab.

Budget

Messen sind teuer. Das stimmt, wenn man dieses Instrument nicht richtig einzusetzen weiss. Die Kontakte und Informationen die an Messen gewonnen werden können sind in einer kaum zu beziffernden Qualität. Ihre Messeteilnahme sollte Ihnen also etwas wert sein. Aufwendungen für Messen sollten zudem nicht einmalig sein, lernen Sie aus Ihrer ersten Teilnahme und verbessern Sie Ihre weiteren Teilnahmen.

Trennen Sie die effektiv für die Messeteilnahme entstandenen Kosten von denen, die anderen Kostenpunkten zugeordnet werden können (wie beispielsweise Herstellungskosten, Personalkosten, usw.) Diese Kostentrennung ermöglicht Ihnen am Schluss, den Erfolg Ihrer Messeteilnahme im Verhältnis zum effektiven Aufwand zu setzen.

Massnahmen

Eine Reihe an Vorbereitungsmassnahmen ist für eine optimale Messepräsenz zu treffen, beginnend mit der Aufteilung von Verantwortlichkeiten und dem zeitlichen einordnen von Terminen verschiedener Tätigkeiten.

  • Die Gestaltung Ihres Messeauftrittes

Entscheiden Sie frühzeitig, ob Sie einen eigenen Stand aufbauen oder ihn durch einen Standgestalter bauen lassen. Vergessen Sie nicht die Termine für allfällige Neu-Lancierungen von Produkten oder die Produktion von Prototypen und Modellen, die bis zur Messe fertig sein müssen. Und denken Sie auch an die Verfügbarkeit Ihres Grundangebots.

  • Das Standpersonal

Suchen und engagieren Sie motiviertes Standpersonal. Wenn nötig, bilden Sie es aus und rechnen Sie selbst genügend Präsenzzeit vor Ort ein (Messe bedeutet Chefsache). Buchen Sie Übernachtungsmöglichkeiten sobald die Personalfrage und Notwendigkeit geklärt ist.

  • Der Auf- und Abbau

Vermeiden Sie Stress, indem Sie die zur Verfügung stehenden Aufbauzeiten früh nutzen. Teilen Sie dem Messeveranstalter Ihre gewünschten Aufbauzeiten mit.
Organisieren Sie den Abbau bereits vor der Messe, während der Messe bleibt keine Zeit dazu.

  • Weitere Massnahmen vor und während der Messe

Darunter fallen Punkte wie Distribution und Disposition, Werbung und Medienarbeit, Betreuung von geladenen Gästen oder die Organisation von möglichen Programmpunkten auf Ihrem Stand oder die Durchführung eines Wettbewerbes.

  • Unterstützung vom Firmensitz

Ihr Messepersonal ist auf die Unterstützung des Firmensitzes angewiesen, stellen Sie die nötigen Ressourcen zur Verfügung und seien Sie wenn möglich stets mit dem Firmensitz vernetzt.

  • Werbung und Medienarbeit

Machen Sie auf Ihren Messeauftritt aufmerksam. Einerseits bieten Messeveranstalter meist diverse Werbemöglichkeiten für Aussteller, andererseits dienen Direkt-Versände, Inserate und Social Media besten dazu für Ihre Messeteilnahme zu werben.
Nutzen Sie die mediale Aufmerksamkeit die Messen mit sich bringen und bedienen Sie Medienschaffende mit Informationen und Daten zu Ihrer Messepräsenz, zu Lösungen, Neuigkeiten und Entwicklungen. Ihre Texte verfassen Sie sachlich und neutral.

Kontrolle

Die Kontrolle dient in erster Linie der Überprüfung des Zielerreichungsgrad und der Einhaltung der Budgetvorgaben. Planen Sie für diesen Schritt genügend Zeit ein. Die Kontrolle ist umfassend, dafür umso aussagekräftiger. Setzen Sie Ihre erzielten Werte, gesammelten Informationen und Daten in Relation zu den getätigten Aufwendungen und erhalten Sie geeignete Indikatoren für die Erfolgsauswertung.

Messe-Nachbearbeitung

Zum einen hängt die Intensität der Nach-Messeaktivitäten von Ihrem Messeergebnis ab, zum anderen sollte die Einleitung dieser Massnahmen schnell erfolgen. Versuchen Sie deshalb schneller als Ihre Konkurrenz zu sein. Vorbereitung ist alles und beschleunigt den Startprozess Ihrer Aktivitäten. Planen Sie auch für diese Aktivitäten genügend Zeit ein.

Schlussbeurteilung

Besprechen Sie mit den Verantwortlichen der Messeteilnahme das Projekt in einer offenen Runde. Ziehen Sie alle Informationen bei, die Sie über Ihre Präsenz, Strategie, Statistiken, Zielerreichung, Organisation und Vorbereitung und Rückmeldungen erhalten und gesammelt haben, und ziehen Sie ein abschliessend Fazit. Eine solche Schlussbeurteilung wird Ihnen einerseits die Entscheidung erleichtern, sowie eine grosse Hilfe für Verbesserungen bei einer möglichen weiteren Teilnahme sein.

Mit Messen ins Schwarze treffen

In unserem Leitfaden für Aussteller zur optimalen Messevorbereitung erhalten Sie einen detaillierten Einblick in die Vorbereitungsschritte einer Messeteilnahme. Nutzen Sie das Instrument Messe und erreichen Sie Ihre Unternehmensziele.

Leitfaden zum Instrument Messe